Σύμφωνα με την περίπτωση 2 της Υποπαραγράφου ΙΑ.5 του άρθρου πρώτου του Ν. 4254/2014, κάθε εργοδότης οφείλει να τηρεί ειδικό βιβλίο, το οποίο δύναται να είναι και σε μορφή μηχανογραφημένων σελίδων. Το ειδικό βιβλίο ή οι μηχανογραφημένες σελίδες πρέπει να φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη «Βιβλίο αδειών» και να περιλαμβάνει τις παρακάτω στήλες:

Ονοματεπώνυμο μισθωτών, ημερομηνία πρόσληψης, αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας, χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας, αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας. Ειδικώς, οι αποδοχές αδείας και το επίδομα αδείας συμπληρώνονται στο σύνολό τους μέχρι το τέλος του σχετικού έτους λήψης της κανονικής άδειας.

Το Βιβλίο αδειών πρέπει να είναι στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας της Επιθεώρησης Εργασίας που ασκούν τον έλεγχο και την εποπτεία της εφαρμογής της εργατικής νομοθεσίας.

Πέραν της τήρησης του Βιβλίου αδειών, οι εργοδότες έχουν την υποχρέωση να γνωστοποιούν ηλεκτρονικά στο Πληροφοριακό Σύστημα του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, με την ονομασία «ΕΡΓΑΝΗ», εντός του μηνός Απριλίου, στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος (ΥΑ 109084/2021).

Σε περίπτωση μη τήρησης της υποχρέωσης αυτής επιβάλλονται από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, σε βάρος του εργοδότη, κυρώσεις, σύμφωνα με το άρθρο 24 του Ν. 3996/2011 όπως ισχύει.

Με υπουργική απόφαση ρυθμίζεται κάθε όρος και αναγκαία λεπτομέρεια για την υποβολή του σχετικού εντύπου (Έντυπο Ε11-Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας).