Ο εργοδότης υποχρεούται:

• Να αναρτήσει σε εμφανές σημείο του χώρου εργασίας, προσιτό στους εργαζόμενους, τον πίνακα προσωπικού και ωρών εργασίας χωρίς τη στήλη των καταβαλλόμενων αποδοχών, προφυλασσόμενο κατάλληλα από τυχόν φθορές (άρθρο 16 του Ν. 2874/2000),
• Να υποβάλλει στο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ τα κάτωθι έντυπα σύμφωνα με τις εκάστοτε προθεσμίες [40331/Δ1.13521/2019 Υ.Α. (ΦΕΚ 3520/Β΄), όπως αυτή ισχύει]:

Ε3: Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης (Ε3 Αναγγελία Πρόσληψης και Ε4 Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού Νέας Πρόσληψης).

Το ενιαίο έντυπο Ε3 υποβάλλεται το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο (Ν.4093/2012). Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, και οι εργοδότες που ιδρύουν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, μπορούν να υποβάλουν το έντυπο Ε3 εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από την απογραφή στην αρμόδια Υπηρεσία του ΕΦΚΑ.

Ε4: Πίνακας προσωπικού:

• Ετήσιος: Υποβάλλεται από 1 Οκτωβρίου έως 31 Οκτωβρίου κάθε έτους και αναγράφει το σύνολο των εργαζομένων στο παράρτημα κατά την ώρα της υποβολής.
• Ετήσιος Συμπληρωματικός: Υποβάλλεται από 1 Οκτωβρίου έως 31 Οκτωβρίου κάθε έτους, μόνο για απασχολούμενους, που εργάζονταν κατά την υποβολή του Ετήσιου πίνακα και δε συμπεριλήφθηκαν σε αυτόν.
• Αρχικός: Υποβάλλεται στις περιπτώσεις σύστασης νέου παραρτήματος ή απασχόλησης προσωπικού για πρώτη φορά εκτός του χρονικού διαστήματος υποβολής του Ετήσιου πίνακα προσωπικού, δηλαδή από 1 Νοεμβρίου κάθε έτους έως 30 Σεπτεμβρίου του επόμενου έτους. Η υποβολή Αρχικού πίνακα γίνεται με σκοπό να δοθεί η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής τροποποιητικών και συμπληρωματικών πινάκων προσωπικού και να δηλωθούν τα στοιχεία του Τεχνικού Ασφαλείας και του Ιατρού Εργασίας.
• Συμπληρωματικός Ωραρίου: Για κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, υποβάλλεται πίνακας προσωπικού συμπληρωματικός ωραρίου, ως προς τα μεταβληθέντα στοιχεία, την ίδια μέρα της αλλαγής ή τροποποίησης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Ειδικότερα για τους οδηγούς φορτηγών αυτοκινήτων και τουριστικών λεωφορείων μεταφοράς άνω των εννέα ατόμων, καθώς και Υπεραστικά και Αστικά ΚΤΕΛ που απασχολούν οδηγούς λεωφορείων και έχουν Κανονισμό Εργασίας, που διέπονται από τους Κανονισμούς (Ε.Κ.) 561/2006 και (Ε.Κ.) 165/2014, υποχρεούται να καταχωρεί κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων δεκαπέντε (15) ημέρες μετά το τέλος κάθε εβδομαδιαίας περιόδου εργασίας (άρθρο 78 του Ν.4808/2021).
  Επισημαίνεται ότι η εν λόγω υποχρέωση δεν ισχύει πλέον για εργοδότες των οποίων οι επιχειρήσεις έχουν ενταχτεί στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας.
• Τροποποιητικός Αποδοχών: Υποβάλλεται σε περίπτωση μεταβολής των αποδοχών των εργαζομένων, μόνο ως προς τα στοιχεία της μεταβολής εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη μεταβολή.
• Δεν απαιτείται η υποβολή συμπληρωματικού εντύπου Ε4 όταν αλλάζει ο νόμιμος εκπρόσωπος.

Οικοδομοτεχνικά έργα χωρίς μόνιμο προσωπικό

Για τα οικοδομοτεχνικά έργα, οι εργοδότες που δεν απασχολούν μόνιμο προσωπικό και δεν υποχρεούνται σε υποβολή πίνακα προσωπικού, υποβάλλουν ανά περίπτωση και κατά τα οριζόμενα στις Υπουργικές Αποφάσεις 54286/Δ1.17642/21-11-2019 (ΦΕΚ4293 Β’) και 51524/1262/7-11-2019 (ΦΕΚ 4173 Β΄):

Ε12-e-OIΚΟΔΟΜΩ: Αναγγελία του Απασχολούμενου Προσωπικού επί εκτέλεσης οικοδομικής εργασίας ή τεχνικού έργου.

Το έντυπο Ε12-e-ΟΙΚΟΔΟΜΩ, υποβάλλεται πριν από την έναρξη της ημερήσιας απασχόλησης απασχολούμενου προσωπικού επί εκτέλεσης οικοδομικής εργασίας ή τεχνικού έργου. Για προγραμματισμένες οικοδομικές ή τεχνικές εργασίες, διάρκειας πέραν της μίας ημέρας, η υποβολή δύναται να γίνεται από τον υπόχρεο άπαξ για το χρονικό διάστημα απασχόλησης του προσωπικού στο έργο ή για μικρότερα χρονικά διαστήματα, και σε κάθε περίπτωση πριν την έναρξη των εργασιών του απασχολούμενου προσωπικού. Σε περίπτωση αλλαγών ή τροποποιήσεων που αφορούν στο απασχολούμενο προσωπικό, το έντυπο Ε12-e-ΟΙΚΟΔΟΜΩ, υποβάλλεται τροποποιημένο ως προς τα μεταβληθέντα στοιχεία το αργότερο έως και την ίδια ημέρα της μεταβολής ή της τροποποίησης και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από το απασχολούμενο προσωπικό, αναγράφοντας στο πεδίο των παρατηρήσεων τον λόγο της αλλαγής ή της τροποποίησης.

Αντίγραφο του εντύπου της αναγγελίας τηρείται στον τόπο εκτέλεσης του έργου.

Ε12-e-ΟΙΚΟΔΟΜΩ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ: Απογραφική Αναγγελία του Απασχολούμενου Προσωπικού στην εκτέλεση οικοδομικής εργασίας ή τεχνικού έργου.

Το έντυπο Ε12-e-ΟΙΚΟΔΟΜΩ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ, υποβάλλεται για το απασχολούμενο μηνιαίως προσωπικό μέχρι και την τελευταία ημέρα του επόμενου μήνα της απασχόλησης.

Για τους υπόχρεους υποβολής του εντύπου Ε12-e-ΟΙΚΟΔΟΜΩ ΑΠΟΓΡΑΦΙΚΟ, υφίσταται και η υποχρέωση τήρησης στον τόπο εκτέλεσης του έργου, του «Βιβλίου Ημερήσιων Δελτίων Απασχολούμενου Προσωπικού στην εκτέλεση οικοδομικών και τεχνικών έργων» (ΒΗΔΑΠ).