Ο εργοδότης υποχρεούται:

• Να τηρεί ειδικό βιβλίο ή μηχανογραφημένες σελίδες που θα φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη «Βιβλίο αδειών» και θα περιλαμβάνει τις στήλες: ονοματεπώνυμο μισθωτών, ημερομηνία πρόσληψης, αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας, χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας, αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας. Οι αποδοχές αδείας και το επίδομα αδείας συμπληρώνονται στο σύνολό τους μέχρι το τέλος του σχετικού έτους λήψης της κανονικής άδειας (παρ. 2 της υποπαρ. ΙΑ.5 του Ν.4254/2014).
• Να τηρεί το Βιβλίο αδειών στο χώρο εργασίας και να το επιδεικνύει ανά πάσα στιγμή στους Επιθεωρητές Εργασίας (παρ. 7 του άρθρου 24 του Ν.3996/2011).
• Να υποβάλει στο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ δήλωση στοιχείων αδειών εργαζομένων (δηλώνονται απογραφικά εντός του επόμενου ημερολογιακού μήνα από το μήνα χορήγησής τους) [113169/2023 ΥΑ (ΦΕΚ 7421/Β΄/28-12-23), όπως ισχύει].
• Να τηρεί στο χώρο εργασίας και να φυλάσσει επί πέντε έτη τις αιτήσεις των εργαζομένων καθώς και τις αποφάσεις του για κατάτμηση της ετήσιας άδειας των εργαζομένων (υποπαρ. ΙΑ.14 του Ν.4093/2012).
• Να γνωστοποιεί στο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ εντός του μηνός Απριλίου κάθε έτους, τα στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό Βιβλίο Αδειών (Έντυπο Ε11).